Vouloir organiser un festival de rock, un tremplin musical ou simplement une représentation de l’école de musique, est une idée qui traverse l’esprit de nombreux mélomanes et amoureux de la musique. A la base, une envie de transmettre, de présenter, de partager un bon moment. Mais venu le moment de démarrer les différentes étapes de l’organisation, les choses se compliquent : comment faire, par quoi commencer, qui fait quoi… ?
Définir le format et créer un rétroplanning
Avant tout, il s’agit de définir parfaitement le format de l’événement en fonction de ses envies, de son objectif mais également en fonction de la disponibilité des bénévoles qui vont accompagner l’organisation et constitueront les rouages indispensables à la réussite de l’événement. Choisir le thème, la durée, les dates, le lieu, le budget, les intervenants ne doit pas se faire au hasard car chaque décision entraînera des conséquences spécifiques : la capacité du lieu par exemple devra être proportionnelle aux nombre de spectateurs ou participants attendus mais également aux possibilités de gestion du site et de sa sécurité par les bénévoles et les organisateurs et au budget.
Cette phase terminée, la mise en place d’un rétroplanning sera indispensable à la bonne avancée du projet. Pour ne rien oublier, ce rétroplanning listera semaine après semaine, puis jour après jour, l’ensemble les tâches à accomplir jusqu’à la date de l’événement mais également pendant et après, ainsi que les personnes responsables de chacune d’entre elles.
Adapter sa communication
Pour que l’événement soit une réussite, communiquer l’information aux personnes ciblées est indispensable. Si il s’agit de n’inviter que les parents d’élèves de l’école de musique, un petit mot aux élèves pourra suffire mais si l’on espère des spectateurs extérieurs, les supports de communication classiques devront être déployés : presse, affiches, flyers… En complément des banderoles, bâches et kakémonos pourront être installés sur des stands dans des festivals partenaires pour promouvoir à la fois l’événement et l’organisateur. Et le jour J ils permettront aux derniers indécis de se décider.
Penser aux obligations légales
Toute manifestation dans un espace public est soumise à une autorisation du maire ou du préfet, toute installation d’une buvette doit faire l’objet d’une demande de licence de débit de boissons, toute interprétation et diffusion d’œuvres musicales doit être signalée (et payée) à la SACEM qui gère les droits d’auteur… Les obligations légales sont nombreuses et il s’agira de ne pas les négliger pour éviter toute annulation ou tout incident, la responsabilité de l’organisateur étant toujours engagée. Suivant la taille de l’événement, vérifier la conformité des installations et équipement utilisés, former un service d’ordre, prévoir l’intervention d’une équipe de secours de type La Croix Rouge pourront être essentiels voire obligatoires.
